【导语】以下是小编帮大家整理的会议活动准备之邀请信（共5篇），仅供参考，大家一起来看看吧。
篇1：会议活动准备之邀请信终结
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邀请信设计的有关事项
在活动举办16周之前完成：
・ 确保把自己的时间安排计划通知设计人员，以便对方有足够的时间进行设计，
・ 核对一下设计人员和印刷商的休假时间。
・ 如果有定做纸板等特殊要求，是否另外收费？
・ 他们需要你提供些什么？需要提供照相原版吗？明确他们的要求，并记录在任务分工表上，以便及时提供。
・ 联系邮局，确保把自己的时间安排计划提前通知邮局，以便对方有足够的时间处理邮件。
・ 为实现更好的管理和控制，你或许会希望由内部人员来出来部分工作。
・ 通过邀请信设计初审、二审，然后联系印刷商，给邮局提供信封：信封要写明地址、装上邮票。至少一周的时间来做这项工作。跟邮局核实一下送交时间，对方可能会因同一时段有其他事情要处理而要求调整一下时间。
对于名单A上的客人邮寄邀请信（活动举办7周之前完成）：
具体时间因各地的投递时间表和邀请信投送地区的不同而略有不同，
试投性卡片或信件可以早点投递，让客人知道将有一个活动要举办，但日期还未确定，如接受邀请，在特定时间将邮寄正式邀请信。
跟踪名单A上客人的回复截止日期，继而给A名单上的VIP客人邮寄通行证（如果有需要：客人的通行证通常用于安全控制目的，作为一种看得到的证件，它可以挂在脖子上、夹到包或皮带上，或者戴到手腕上。在一些或东西中，会有两种类型的客人安全通行证，一种是普通通行证，另外一种是可进入VIP房间的“特殊通行证”。）
给名单B上的客人邮寄邀请信，名单B上客人的回复日期
给名单B上的VIP客人邮寄通行证（如果需要）
这些时间安排是在所有材料都能准时送达、所有工作都能准时完成的基础上设计的。如果你对材料能否准时送达、地址能否准时写好、投递安排是否恰当没有把握的话，那最好把活动举办日期知道推迟一周。你最不希望发生的事情都有可能发生――邮件延误、电脑瘫痪等。所以，不管什么时候，只要可能，都要尽早做好准备。
总结有关邀请信事宜
・ 准备客人名单、设计邀请信；
・ 与设计师有关的事项、联系邮局；
・ 邀请信设计初审、二审；
・ 联系印刷商、给邮局提供信封；
・ 给名单A上的客人邮寄邀请信、跟进回复截止日期、给VIP客人邮寄通行证；
・ 给名单B上的客人邮寄邀请信、跟进回复截止日期、给VIP客人邮寄通行证（如果有需要时）。
篇2：会议活动准备之邀请信（二）
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不管是你亲自寄出这些信件，还是交给邮局，别忘了寄给自己一份，以便检测是否会出现问题，收到邀请信后查看一下实际寄出时间。如果你把邮寄事务交给邮局处理，并明确了确切的邮寄时间，那么一旦出了问题，邮寄给自己的这封就是有力的证据。如果你的信件没有按时收到，那就要开始给客人打电话，看看他们是否已经收到了邀请信。邮递过程中可能会出一些问题，或者这些信件还在某个人的办公桌上未被寄出。要是客人在活动举办的前几天才收到邀请信，那么会给他们造成一定的困难，很可能因无法改变既定的计划而无法出席。另外，还会造成更坏的结果，这些客人会认为自己是被排在名单Z上的，是最后的替补队员，而同时，估计你这个活动策划者的饭碗也保不住了。
了解一下一类邮件的投递安排表。本地区寄送信件需要的最短和最长的时间分别是多少？注意，日程表上的时间可能会发生改变。另外，一年中不同的时间也会对邮寄产生影响，如假期中寄送的邀请信很可能会发生延误。因此，在开始做活动策划时就要去当地邮寄确认一下。如果需要，则应同时检查国际邮件递送安排表。
了解一下一类邮件的邮资。国际邮件的邮费与地方的有很大不同。确保国际邮件与地方邮件分开投递，并按正确邮资收费，
超大的和不规则形状的信件需要支付额外的费用。最好先带一个样本过去，看看是否超出标准大小和重量。
了解一下三类邮件的投递安排表。最短和最长的邮寄时间分别是多少？
如果需要，不仅要核对地方邮件，还需核对国际邮件投递安排表。如果打算采用三类邮件投递方式，就要根据投递线路情况作出相应的时间调整。通常，寄送的邮件达到一定的数量才可以享用此项服务。同样，国际邮件、超大邮件和形状不规则的邮件需要支付额外的邮费。最好是带个样本过去，以确保邀请信没有超出标准的大小和重量。
下面是我们归纳了举办活动的邀请信构件（内容）：
邀请信的设计，在活动举办6个月前需要决定的项目：每份邀请信最多邀请几位客人参加活动。
邀请信应包含的内容：
邀请客人的数量
活动名称
活动描述
日期
时间（开始时间/结束时间/活动日程安排）
举办地点
行车路线
停车细则
着装要求
回复地址、电话号码、传真号码
订票表（如有需要）
回信信封（可选择）
篇3：会议准备
会议准备
1．会议的主题和议题
会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。
2．会议名称
会议名称分为几种情况：一是固定的'，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司XX年业务恳谈会”。
3．会议议程与日程
会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排，并将会议议题具体化。
4．选择会址
选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。
篇4：会议之前有哪些事需要准备的
但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的基层公务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。
1.会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题(包括会议名称)。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
2.通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层公务员在这方面主要应做好两件事。
其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。
其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
3.文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。
4.常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。
其一，做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。
但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的基层公务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
篇5：高考英语写作之邀请信
邀请信
英文邀请信通常包含三个方面：
1.邀请对方参加活动的内容、时间和地点;
2.与该活动有关的注意事项;
3.期待对方接受邀请，并可表示感谢。
We are overjoyed to be informed that you will attend an international conference in our city. We are writing this letter to invite you to deliver a lecture on the difference between American school courses and Chinese school courses literature on the evening of May 16th. We wonder if you can spare time to join us.
We have long noticed that you have done a lot of creative work in this field. Two of your books have been the focus of our student society for years. All of us are driven to believe your lecture will make a difference to us students and teaching staff alike. If you manage to come, please tell us the number of your flight and we will pick you up at the airport. If you can’t make it, please get us informed as well.
We are looking forward to your reply.
后记：好的范文一定是可以作为楷模、可以模仿的文章;文章布局规范，句式变化多样又有地道的语句。贵友英语写作力争做到。
作者|王贵友
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